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印刷業務的傳統采購模式與現代采購模式的分析

《廣東印刷》2010年第5期 作者:李樹坤 更新日期:2012-01-31

企業采購即傳統意義上的物料、設備或工程采購,它是企業為滿足其生產、經營或其他方面的需要,在充分了解市場要求的情況下,根據企業的內部需要或經營能力,運用適當的采購策略和方法,通過等價交換,實現物流向企業組織內部流動的經濟活動過程。

1.印刷業務傳統采購模式

在計劃經濟體制下和市場經濟改革初期,由于物資短缺,采購工作主要是購進所需的物資,為完成任務可以不問質量、不管價格、不計成本。企業吃國家的大鍋飯,虧損盈利對個人和企業都無影響。企業工作的重點是按計劃完成生產任務,忽略了采購工作的管理。隨著市場經濟體制改革的深化和發展,買方市場的形成,企業面臨生死存亡的挑戰。許多企業經營困難,成本壓力大,資金壓力大,競爭壓力大。在這種情況下,企業要生存發展,必然要實行低成本戰略。在生產領域里,盡可能消除一切浪費,降低各種物資、人力、資本的消耗,這項工作從目前來看抓得比較好。由于計劃經濟觀念的影響,我國的企業普遍忽視采購管理在企業管理中的作用,這是一種先入為主的思想導致的,因為企業的各種消耗是構成成本的主要因素,所消耗物資的價值量取決于兩個因素即物資消耗量和單位價格,通常情況下降低消耗是通過技術進步、改善管理來實現的,而降低采購的價格取決于市場。雖然經過改革開放二十幾年的發展,采購管理的重要意義仍然沒有提升到應有的高度,受傳統采購管理思想影響較重。

傳統的企業采購只是被看作一個同供應商的交易過程,在這個過程中,采購的重點放在如何和供應商進行商業交易的活動,特點是比較重視交易過程的供應商的價格比較,通過供應商的多頭競爭,從中選擇價格最低的作為合作者。交易過程的重點是價格的談判。因此在供應商與采購部門之間經常要進行報價、詢價、還價等來回的談判,并且多頭進行,最后從多個供應商中選擇一個價格最低的供應商簽訂合同,訂單才決定下來。傳統的采購模式的主要特點表現在如下幾個方面。

①傳統采購過程是典型的非信息對稱博弈過程。選擇印刷企業在傳統的采購活動中是一個首要的任務。在采購過程中,采購一方為了能夠從多個競爭性的供應商中選擇一個最佳的供應商,往往會保留私有信息,因為如果給印刷企業提供的信息越多,印刷企業的競爭籌碼就越大,這樣對采購一方不利。因此采購一方盡量保留私有信息,而印刷企業也在和其他的印刷企業競爭中隱瞞自己的信息。這樣,采購、供應雙方都不進行有效的信息溝通,這就是非信息對稱的博弈過程。而且,由于信息的不對稱現象的客觀存在,對各印刷廠的印刷質量不是很清楚,再加上采購者的主觀故意,往往出現降質采購的情況。

②驗收檢查是采購部門的一個重要的事后把關工作,質量控制的難度大,質量與交貨期是采購一方要考慮的另外兩個重要因素,但是在傳統的采購模式下,要有效控制質量和交貨期只能通過事后把關的辦法。因為采購一方很難參與印刷企業的生產組織過程和有關的質量控制活動,相互的工作是不透明的。因此需要通過各種有關標準如國際標準、國家標準等,進行檢查驗收。缺乏合作的質量控制會導致采購部門對業務質量控制的難度增加。

③供需關系是臨時的或短時期的合作關系,而且競爭多于合作。在傳統的采購模式中,供應與需求之間的關系是臨時性的,或者短時性的合作,而且競爭多于合作。由于缺乏合作與協調,采購過程中各種抱怨和扯皮的事情比較多,很多時間消耗在解決日常問題上,沒有更多的時間來做長期預測與計劃工作,供應與需求之間這種缺乏合作的氣氛增加了許多運作中的不確定性。

④低效的業務選擇過程。在印刷企業的選擇上是一項費時費力的事情,采購者需要根據多種多樣的信息來源如包括報紙、電視、熟人介紹等,到眾多的印刷企業的產品目錄里查看產品印刷質量,然后再了解各企業的定價信息,要消耗不少人力、物力。

⑤費時的手工訂貨操作。在確定印刷企業后,業務方還要安排定貨,以手工方式和紙面文件為基礎,從需求提出至定貨過程有時需要與供應商之間多次見面,以及多次傳真、電話聯系,才能正式下定單,而且下定單后很可能還要監督訂單的執行過程。

⑥不規則的采購。在采購過程中有很多不合規則的行為存在,采購權力集中,暗箱操作、個人說了算,這種決策方式,就使得企業經銷的重點放在采購人員身上,如采購人拿回扣,不按照正常的采購程序采購,很多采購都是沒有合同的非授權采購,這使得采購公司無法利用經過采購合同談判所帶來的好處等,都會給企業帶來損失。采購中這些腐敗現象,渙散著職工的斗志,加劇了企業的困難。

⑦昂貴的采購成本。由于采購人對印刷商的比較和選擇不充分,印刷活件和服務的價格很可能較高,再加上采購潛在成本,使得印刷活件和服務成本超出預計。有時候印刷活件質次價高,造成企業成本上升。

⑧冗長的采購周期。從上述特點看,采購周期長是必然的,由于復雜的手工審批和采購過程所導致的過長的采購和定貨周期,削弱了企業在這個“時間就是金錢”的商業社會中的競爭優勢。

2.印刷業務現代采購模式分析

現代采購管理來源于對傳統采購管理理論的濃縮和創新,以適應不斷發展的市場環境和經濟背景。傳統采購管理理論一般比較注重采購行為本身,因為在當時的條件下,企業普遍比較重視收益,而忽視對成本的關注。隨著市場環境的變化,企業經營面臨越來越激烈的市場競爭,市場銷售的難度加大,此時,降低成本成為企業提高利潤的最直接、也是最有效的手段,采用有效合理的采購活動可以降低企業的采購成本,因此,愈來愈得到人們的重視。我國印刷業務的采購目前主要有三種方式,一是傳統的不透明采購方式;二是公開招標采購方式;三是電子商務采購方式。而且,許多印刷業務正在從傳統的粗放式采購向招標采購與電子商務采購發展,尤其是向電子商務采購的方向發展。

隨著市場經濟的不斷深入和互聯網技術的不斷發展,電子商務采購有著傳統采購不可比擬的優勢:

①可以擴大供應商比價范圍,提高采購效率,降低采購成本。突破傳統采購模式的局限,從貨比三家到貨比百家、千家,大幅度降低采購費用,降低采購成本,大大提高采購工作效率。

②實現采購過程的公開化。有利于進一步公開采購過程,實現適時監控,使采購更透明、更規范。

③實現采購業務操作程序化。必須按軟件規定流程進行,大大減少采購過程的隨意性。

④促進采購管理定量化、科學化。實現信息的大容量與快速傳送,為決策提供更多、更準確、更及時的信息,決策依據更充分。

⑤實現企業為庫存而采購到為訂單而采購。在電子商務模式下,印刷業務的采購活動是以訂單驅動方式進行的。制造訂單的產生是在用戶需求訂單的驅動下產生的。然后,制造訂單驅動采購訂單,采購訂單再驅動印刷商。這種準時化的訂單驅動模式可以準時響應用戶的需求,從而降低了庫存成本,提高了物流的速度和庫存周轉率。

⑥實現采購管理向外部資源管理轉變。由于與供需雙方建立起一種長期的、互利的合作關系,因此采購方可以及時把質量、服務、交易期的信息傳送給供方,使供方嚴格按要求提供產品與服務,根據生產需求協調供應商的計劃,實現準時化采購。從而,合作雙方在遵循受益最大化原則和理性合作原則基礎上,提高了他們市場的競爭力,使雙方獲得更多的利益,實現雙贏乃至多贏目標。特別是采用電子商務采購,為采購提供了一個全天候超時空的采購環境,即365天×24小時的采購環境。降低了采購費用,簡化了采購過程,使采購交易雙方形成戰略伙伴關系。

⑦在印刷企業競爭的環境不斷變化、客戶需求越來越個性化的情況下,印刷企業可以通過電子商務方式擴展企業的營銷業務范圍,針對市場需求,及時調整和整合企業的內部資源,提高企業管理效率和產品質量等一系列有益于企業發展的競爭戰略措施。采用網上的業務競價,業務采購的市場被進一步規范,減少了價格之間的競爭,使印刷企業可以將精力重點放在企業內部的戰略發展,產品質量的改進以及業務市場的拓展等,通過供應產業鏈的整合,印刷業務實行競價將真正帶動起印刷企業和業務方的共同發展,達到雙贏。

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